Quản lý tiền lương doanh nghiệp hiệu quả

Có một bảng phân tích chi phí cụ thể, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quyết định việc sử dụng nhân sự tính lương nội bộ hay thuê ngoài

Để có cái nhìn rõ nét hơn về hiệu quả chi phí của việc tuyển hẳn một nhân viên tính lương nội bộ hay nên sử dụng dịch vụ tính lương bên ngoài, chúng ta hãy nhìn vào bảng phân tích sau đây.

Bảng phân tích được thực hiện với mô hình doanh nghiệp khoảng 200 nhân viên. Giả thiết doanh nghiệp sẽ tuyển 1 chuyên viên tính lương với mức lương trước thuế khoảng 1.000 USD/tháng. Vậy lương năm của nhân viên đó là 12.000 USD/năm.

(Để tiện theo dõi, bài viết sử dụng đồng USD thay cho VNĐ)

 DANH MỤC CHI PHÍ
 CHI PHÍ NỘI LỰC/NĂM
 1.     Chi phí nhân sự
 17.920
 –       Tiền lương nhân viên (12 tháng)  12.000
 –       Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Thất nghiệp bắt
buộc (21% tiền lương)
 2.520
 –       Lương tháng 13  1.000
 –       Thưởng, bảo hiểm sức khỏe & tai nạn, chi phí nghỉ mát,
các sự kiện trong năm như sinh nhật, 8/3, tất niên… (15%
tiền lương)
 1.800
 –       Đào tạo (5% tiền lương)  600
 2.     Chi phí hành chính văn phòng
 2.853
 –       Thuê văn phòng (25USD/1m2 x 6m2)  1.800
 –       Điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, gởi xe…  720
 –       Máy tính & phần mềm có bản quyền (1.000USD, ước tính
đầu tư trong 3 năm)
 333
 3.     Chi phí hành chính cho việc tính lương
 770
 –       Giấy, mực hỗ trợ in bảng lương, phiếu lương, báo cáo
BHXH, Lao động, Thuế…
 200
 –       Chi phí đi lại để nộp các báo cáo (Ngân hàng, Thuế, Bảo
hiểm, Sở Lao Động…)
 570
 4.     Chi phí quản lý
 3.500
 –       Kiểm tra và quản lý công việc của nhân viên tính lương
(10% chi phí người quản lý)
 3.500
 A.    Tổng cộng (1+2+3+4)
 25.043
 B.    Chi phí nhân sự tăng dự trù hàng năm

(xét duyệt tăng lương, các chính sách về phúc lợi để
giữ người.. – 8% chi  phí nhân sự)

 1.433

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Đối với một số doanh nghiệp muốn đầu tư vào hệ thống nhân sự một cách bài bản hơn thì ngoài các chi phí trên, doanh nghiệp còn chịu các chi phí khác như khấu hao phần mềm nhân sự, bảo trì phần mềm, cập nhật khi có sự thay đổi về luật…, ước tính khoảng 2.000 đô la Mỹ/năm.

Theo như bảng phân tích này, chi phí thực tế của doanh nghiệp dành cho việc tính lương và các công việc liên quan (25.043 USD/năm) gấp 2.0 đến 2.3 lần chi phí tiền lương của nhân viên tính lương (12.000 USD/năm) và có xu hướng tăng thêm mỗi năm do chi phí nhân sự tăng hàng năm.

quan ly tien luong doanh nghiep

Ngoài các chi phí hữu hình như trên, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các chi phí rủi ro vô hình rất lớn như:

1. Nhân viên không nắm rõ về luật thuế thu nhập cá nhân, luật Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Thất nghiệp, luật lao động hoặc khi luật thay đổi không cập nhật kịp thời nên việc tính toán và kê khai không đúng quy định dẫn đến việc công ty bị phạt do thực hiện không đúng luật.

2. Nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ ốm đột xuất trong thời gian trả lương và không có người thay thế kịp thời, dẫn đến việc chi trả lương trễ không đúng với cam kết trong hợp đồng lao động ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

3. Hệ thống lưu trữ không đầy đủ hoặc thất thoát do nhân viên quản lý tiền lương có thể nghỉ việc qua từng thời kỳ và bàn giao cho người mới không hoàn tất hoặc người mới tiếp nhận không hết thông tin do chưa nắm rõ về quy trình.

4. Ngoài ra, việc bảo mật thông tin không tốt cũng là một vấn đề then chốt mà các doanh nghiệp rất quan tâm do thông tin lương được in trên máy in dùng chung, hoặc được lưu trữ trên ổ đĩa chung. Ngay cả nhân viên tính lương sau khi nghỉ việc không giữ bảo mật các thông tin lương nội bộ.

5. Hệ thống lưu trữ dữ liệu tại công ty không được trang bị hệ thống sao lưu dữ liệu (back up system) có thể dẫn đến việc mất dữ liệu khi xãy ra sự cố về máy chủ.

Bảng phân tích trên là cơ sở tham khảo để các doanh nghiệp có thể so sánh chi phí giữa việc sử dụng nhân sự nội bộ và dịch vụ tính lương bên ngoài để quyết định nên sử dụng hình thức nào tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cũng còn tùy vào thực trạng, công việc kinh doanh, giai đoạn phát triển và vận hành, các yếu tố liên quan để doanh nghiệp có phương án phù hợp nhất

Nguồn: Nhịp cầu đầu tư

Comments

comments

Submit a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>