Bảng mô tả công việc

+ Hoạch định nguồn nhân lực: Việc sử dụng các thông tin trong quá trình phân tích công việc có thể giúp tổ chức xác định dược nguồn cung và cầu của nguồn nhân lực.

+ Kế hoạch “kế thừa”: Bằng việc so sánh mức độ chệch về trách nhiệm và năng lực giữa một vị trí công việc và vị trí “kế thừa”, Bản mô tả công việc giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ “kế thừa” cho tổ chức.

+ Tuyển dụng: Bản mô tả công việc là cơ sở để xác định ngay từ đầu các yêu cầu tuyển chọn ứng viên đáp ứng yêu cầu của vị trí khuyết.

+ Đào tạo vào phát triển: Thông tin chi tiết về các yêu cầu năng lực (kiến thức, kỹ năng, thái độ) trên Bản mô tả công việc chính là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên.

+ Lương và phúc lợi: Mỗi Bản mô tả công việc cũng có thể được đánh giá và quy ra điểm số. Điểm số của từng Bản mô tả công việc cũng có thể làm cơ sở để tính lương và phúc lợi cho vị trí công việc đó.

+ Đánh giá hiệu quả làm việc: Bản đánh giá hiệu quả làm việc luôn dựa vào mục tiêu cá nhân trong kỳ cùng với trách nhiệm trên Bản mô tả công việc của người nhân viên đảm nhận vị trí đó.

+ Ngoài các lợi ích phục vụ cho các 6 chức năng chính của quản trị nguồn nhân lực như trên, Bản mô tả công việc cũng giúp tổ chức xác định các thông tin liên quan đến tình trạng an toàn và sức khỏe cho từng vị trí công việc để có những biện pháp ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro trong lao động cho nhân viên. Bản mô tả công việc cũng hỗ trợ rất nhiều cho việc thực hành luật lao động trong DN. Chính các Bản mô tả công việc cũng góp phần vào việc xây dựng các quy trình, chính sách để định hướng các hoạt động mang tính khách quan liên quan đến con người như đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm…

Làm thế nào để viết một bản mô tả công việc tốt? Một thực tế đáng tiếc trong quản lý nhân sự tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là bản mô tả công việc thường được coi như một bản giao việc, chủ yếu liệt kê các đầu việc một cách sơ sài, dẫn đến bản mô tả công việc chưa được sử dụng theo đúng vai trò cần có của nó. Bài viết này sẽ đề cập các lưu ý cần thiết để viết một bản mô tả công việc tốt.

MTCV5

Hiểu đúng về bản mô tả công việc

Một bản mô tả công việc cho một vị trí công việc (hay “chức danh công việc”) là cơ sở để người quản lý giao việc, theo dõi thực hiện công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên. Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó. Như vậy, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của công ty, tổ chức.

Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc

1. Mục tiêu công việc

Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”

2. Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.

Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả “làm như thế nào”.

Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ rang. Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc.

Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.

3. Quyền hạn và trách nhiệm

Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.

4. Yêu cầu năng lực

Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.

Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp

Nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn tìm được nhân viên xuất sắc. Thế nhưng nhiều người không đánh giá đúng tầm quan trọng của bảng mô tả công việc để rồi phải tuyển “nhầm” ứng viên. Làm thế nào để tránh sai lầm đáng tiếc này?

MTCV4

Bảng mô tả công việc chỉ đơn giản tóm tắt những trách nhiệm và kỹ năng cần thiết cho vị trí ứng tuyển. Nhưng đáng tiếc, rất nhiều nhà tuyển dụng ”tuyển nhầm” nhân viên chỉ vì không chú trọng hoặc không biết cách viết bảng mô tả công việc hiệu quả. Bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây để thấy rõ tầm quan trọng của bảng mô tả công việc trong quá trình tuyển dụng:

Một công ty nọ cần “một người có khả năng trả lời điện thoại và đánh máy nhanh.” Và họ dễ dàng tìm được một ứng viên đáp ứng được yêu cầu đơn giản ấy; nhưng vài tuần sau, người này bỏ việc vì anh ta không làm đúng công việc được trao đổi khi ứng tuyển.

“Một người có khả năng trả lời điện thoại và đánh máy nhanh” như yêu cầu ban đầu hóa ra được mong đợi là “một nhân viên hành chánh năng động, có kinh nghiệm và khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc.” Thế là, họ phải tuyển một nhân viên khác. Không những chi phí tuyển dụng lần trước “đổ sông đổ bể”, hiệu suất công việc của phòng ban tuyển nhân viên này đã bị ảnh hưởng.

Đó chỉ là ví dụ về một vị trí bình thường, chứ chưa bàn đến hậu quả có thể xảy ra đối với các vị trí cấp cao. Khi viết một bảng mô tả công việc, bạn cần chú ý các yêu cầu cơ bản sau đây:

*Viết cụ thể: Hậu quả của việc viết bảng mô tả công việc chung chung là ứng viên sẽ không hiểu rõ được công việc và bạn phải mất thời gian giải thích lại trong buổi phỏng vấn. Một bản mô tả công việc chung chung sẽ khiến cho ứng viên hiểu lầm và ứng tuyển vào vị trí không hề phù hợp với họ. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu ứng viên “có tay nghề kỹ thuật để phát triển các dòng sản phẩm”, ứng viên có thể hiểu rằng bạn đang cần một kỹ sư hay một chuyên gia phần mềm. Bạn cũng nên nhấn mạnh các kỹ năng cần thiết để ứng viên tự đánh giá năng lực bản thân trước khi nộp đơn ứng tuyển.

Đừng lạm dụng những “sáo ngữ” như yêu cầu ứng viên có “tinh thần hợp tác” hay “khả năng lãnh đạo”. Bạn hãy đi thẳng vào vấn đề: mô tả chi tiết những kỹ năng cần thiết để tìm được ứng viên phù hợp nhất.

*Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển: Ứng viên rất muốn biết họ sẽ đóng vai trò nào trong công ty. Đây là cơ sở để ứng viên xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai, và liệu những kỹ năng và kinh nghiệm của họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Bạn cũng nên cho ứng viên biết họ sẽ báo cáo trực tiếp cho ai trong vị trí mới. Ngoài ra, bạn nên nêu hướng phát triển của ứng viên trong tương lai. Có thể vị trí bạn muốn tìm chỉ ở tầm trung nhưng trong vòng 1 hay 2 năm tới, ứng viên sẽ có cơ hội được đề bạt lên vị trí cao hơn. Hãy thu hút ứng viên bằng những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.

*Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí đăng tuyển, giới thiệu về môi trường làm việc và văn hóa công ty: Có thể nôm na so sánh viết bảng mô tả công việc như chuẩn bị một món ăn. Bạn cần biết cách trình bày cho món ăn thật đẹp thật hấp dẫn để “chiêu dụ” được người tài. Vì vậy, ngoài khoản lương bổng hấp dẫn, bạn nên dành vài dòng mô tả về văn hóa công ty. Đây là yếu tố rất quan trọng, vì không ai muốn làm việc ở một nơi mà đồng nghiệp sẵn sàng “đâm sau lưng chiến sỹ”. Bạn có thể nêu thông tin sơ lược về văn hóa công ty, nhấn mạnh những ưu điểm nổi bật của văn hóa đó như sự cạnh tranh lành mạnh, nhiều cơ hội thăng tiến cho những ai có năng lực.

Đặc biệt, bạn đừng bỏ lỡ cơ hội “tiếp thị” những thế mạnh của công ty. Nếu công ty bạn là “con chim đầu đàn” trong lĩnh vực hoạt động, bạn đừng ngại ”nói tốt” cho công ty để thu hút được ứng viên giỏi nhé.

Một bảng mô tả công việc đầy đủ thường gồm những nội dung chính sau đây:

- Tên và địa chỉ công ty

- Chức danh

- Các trách nhiệm chính của ứng viên

– Bạn cần nêu rõ những trách nhiệm và vai trò chính của vị trí cần tuyển, bắt đầu từ những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nên nói rõ ứng viên sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho cấp bậc nào.

- Chế độ lương bổng

- Yêu cầu học vấn/kinh nghiệm

- Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết.

Tóm lại, bạn nên đầu tư thời gian để chuẩn bị một bảng mô tả công việc hiệu quả. Dĩ nhiên việc “hành động” thật nhanh để tuyển gấp một vị trí quan trọng là bình thường. Tuy nhiên, nếu không chuẩn bị đúng mức, bạn sẽ gây thiệt hại cho công ty. Để tuyển đúng người, bạn cần định hướng để ứng viên hiểu rõ yêu cầu và nhiệm vụ chính của họ. Bạn hãy nhớ rằng chi phí cho một nhân viên “bị tuyển nhầm” sẽ cao hơn nhiều so với chi phí thời gian bạn dành để viết một bảng mô tả công việc hiệu quả đấy. Ngoài ra, trong trường hợp ứng viên được tuyển không hoàn thành tốt công việc được giao, bạn sẽ căn cứ vào bảng mô tả công việc để giải thích rõ lý do họ không đủ điều kiện để được tuyển dụng sau giai đoạn thử việc.

Danh sách bảng mô tả công việc của các vị trí kinh doanh

  • - Nhân viên kinh doanh
  • - Nhân viên bán hàng
  • - Nhân viên Marketing
  • - Nhân viên Chăm sóc khách hàng
  • - Trưởng phòng kinh doanh
  • - Giám Đốc Kinh doanh
  • - Giám Đốc Marketing

….

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KINH DOANH

NVKD

I. Thông tin chung:

Vị trí: Nhân viên kinh doanh

Bộ phận: Kinh doanh

Người quản lý trực tiếp:…………..

II. Mục tiêu công việc:

Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng dự án trực tiếp của công ty.

III. Nhiệm vụ cụ thể:

1. Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác.

2. Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt.

3. Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

4. Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này.

5. Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh.

6. Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ.

7. Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao.

8. Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….

9. Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong.

10. Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

11. Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.

12. Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó.

13. Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định.

IV. Tiêu chuẩn:

1. Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketting.

2. Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, các phần mềm liên quan đến công việc, làm việc độc lập.

3. Nhiệt tình, năng động, độc lập, nhạy bén.

4. Thúc đẩy kinh doanh, kỹ năng giao tiếp.

5. Kinh nghiệm kinh doanh ít nhất 1 năm trở lên.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG

NVBH

I. Thông tin chung:

Vị trí: Nhân viên bán hàng

Bộ phận: Kinh doanh

Người quản lý trực tiếp:…………..

II. Mục tiêu công việc:

Thực hiện công việc bán hàng tại cửa hàng.

III. Nhiệm vụ cụ thể:

1. Đảm bảo hàng hoá tại bộ phận phải đầy đủ: mã, loại, quy cách…

2. Thuộc tất cả các mã hàng đang bán (cũ lẩn mới).

3. Nắm tốt các kỷ năng về sản phẩm: nguồn gốc, chất liệu, màu sắc, from sản phẩm, kiểu dáng, tính năng, bao bì, dịch vụ chăm sóc khách hàng.

4. Nhập hàng: Căn cứ vào lượng hàng tồn và tốc độ tiêu thụ của từng mã hàng, nhân viên sẽ lên bảng kê đặt hàng, sau đó chuyển cho cửa hàng trưởng xem và báo về công ty để đặït hàng. Phải luôn chủ động trong việc đặt hàng và đảm bảo mỗi tuần nhập ít nhất là 1 lần.

5. Kiểm hàng tồn: Đếm số lượng theo mã, mod tại từng bộ phận và tổng kết cho ra số tổng tồn. Phải luôn đảm bảo độ chính xác và tính trung thực trong việc kiểm hàng.

6. Xuất Bán: Thường xuyên có mặt tại khu vực trưng bày để giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm. Theo dõi tốc độ tiêu thụ của mỗi mã hàng và báo cáo chi tiết số lượng hàng cách 2 ngày/ lần.

7. Xuất Trả: Căn cứ vào mức độ tiêu thụ và ý kiến khách hàng cũng như thời gian tồn hàng , nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê xuất trả hàng về kho đối với những sản phẩm không còn phù hợp ( tứ sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc, dơ, không còn được ưa chuộng, bán chậm……). Sau đó nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với cửa hàng trưởng về bảng kê xuất trả và báo cáo về công ty. Mỗi lô hàng xuất trả sẽ được quản lý kênh và bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra lại trước khi nhập kho, khi đó các lỗi hỏng hóc quá nặng (không thể sửa) nếu do bảo quản không cẩn thẩn thì nhân viên sẽ bị trừ vào tiền trách nhiệm vào mỗi tháng. Thời gian xuất trả không được quá 2 lần/ tháng.

8. Bảo Quản Hàng Hoá: Các nhân viên có nhiệm vụ luôn chăm chút hàng hoá, giữ gìn vệ sinh sản phẩm, hướng dẫn khách hàng xem, kiểm tra sản phẩm đúng cách. Báo cáo ngay với cửa hàng trưởng khi phát hiện ra các hiện tượng mất mát, cố ý phá hoại sản phẩm.

9. Khi phát hiện trường hợp hàng hoá không đảm bảo chất lượng thì phải xếp lại (lập danh sách báo cáo tổng số lượng của từng loại và lý do xuất trả) và xuất trả về kho công ty.

10. Trưng Bày hàng hoá: Luôn luôn đảm bảo sào kệ luôn gọn gàng và tươm tất (dựa vào bảng hướng dẫn trưng bày).

11. Vệ sinh hàng hoá: vệ sinh sản phẩm, sào, kệ, hằng ngày.

12. Giao Tiếp Khách Hàng Và Kỷ Năng Về Sản Phẩm: Nắm tất cả các kỷ năng về sản phẩm như: chất liệu, màu sắc, kiểu dáng, tính năng…Giao tiếp khách hàng theo tài liệu đã huấn luyện.

13. Các Thông Tin Khác: Cập nhật thông tin về thông tin sản phẩm mới: from sản phẩm, chất liệu, màu, sắc, kiểu dáng… Thống kê về lượng khách hàng tại cửa hàng và (khách xem , thử, mua) đối với hàng công ty.Báo cáo được nguyên nhân tăng giảm tại cửa hàng. Cập nhật được các thông tin: hàng hoá, doanh thu và tỉ lệ tăng giảm của các nhà cung cấp tại cửa hàng lân cận.

14. Kiểm kê hàng hoá: Nộp hóa đơn bán hàng. Kiểm kê hàng hoá, cân đối sổ sách – nộp tiền. Bổ sung mặt hàng thiếu. Kiểm kê dụng cụ hổ trợ kinh doanh.

15. Huấn luyện sản phẩm mới: Nhận sản phẩm mới và tư liệu. Nghe hướng dẫn về sản phảm mới và học thuộc lòng.

16. Tư vấn và bán hàng: Phải thuộc lòng, nắm rõ các bước làm việc như trong tài liệu huấn luyện. Thường xuyên tìm khách hàng tiềm năng và thiết lập cuộc hẹn. Tiếp cận tư vấn và bán sản phẩm.

IV. Tiêu chuẩn:

1. Nam, nữ;Tuổi từ 20-27

2. Có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng ít nhất 1 năm

3. Khả năng giao tiếp tốt.

4. Tốt nghiệp PTTH.

5. Ngoại hình khá trở lên.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN MARKETNG

nvmar

I. Thông tin chung:

Ví trí: NV Marketing

Bộ phận: Kinh doanh

Người quản lý trực tiếp: Giám Đốc Kinh doanh

II. Mục tiêu công việc:

Thực hiện các chương trình marketing đã được duyệt. Quảng bá đưa danh tiếng Cty và sản phẩm được nhiều người biết đến.

III. Nhiệm vụ cụ thể:

1. Nghiên cứu sản phẩm của công ty và các đối thủ cạnh tranh khác.

2. Nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng về các dòng sản phẩm.

3. Phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch được giao.

4. Tham gia huấn luyện các tính năng sản phẩm cho đại diện bán hàng, nhân viên bán hàng, tham gia các hoạt động marketing khác…

5. Hỗ trợ các hoạt động Marketing bằng cách soạn thảo, định dạng, và báo cáo các thông tin và tài liệu.

6. Tổng hợp các báo cáo về đánh giá người tiêu dùng bằng cách sọan thảo, tập hợp, định dạng và tóm tắt thông tin, đồ thị, và trình bày.

7. Cập nhật thông tin đối thủ bằng cách nhập dữ liệu từ doanh số các chủng loại sản phẩm bằng cách sọan thảo, tập hợp, định dạng và tóm tắt thông tin, đồ thị, và trình bày; phân phát các báo cáo

8. Hỗ trợ các phần trình bày bán hàng bằng cách tập hợp các báo giá, đề nghị, các đoạn phim, các slide trình bày, thử nghiệm sản phẩm và sách giới thiệu về tính năng sản phẩm; soạn thảo các phân tích đối thủ và khách hàng.

9. Chuẩn bị các thư từ và catalô bằng cách định dạng nội dung và hình ảnh; sắp xếp việc in ấn và cước phí trọn gói Internet.

10. Duy trì thư viện marketing bằng cách kiểm tra và cung cấp thêm sách báo.

11. Cung cấp thông tin nghiên cứu và theo dõi Marketing bằng cách thu thập, phân tích, và tổng kết dự liệu và xu hướng.

12. Đạt được các mục tiêu marketing và của tổ chức bằng cách đạt được các kết quả liên quan theo yêu cầu, theo các kế hoạch marketing, chương trình quảng cáo khuyến mãi.

13. Thu thập thông tin về khách hàng, nhu cầu khách hàng, khả năng khách hàng …

14. Thu thập và xử lý thông tin về các đối thủ cạnh tranh

IV. Tiêu chuẩn:

1. Nam/Nữ, từ 22 đến 30 tuổi, sức khoẻ tốt.

2. Trình độ : Đại học Kinh tế/ Ngoại thương/ Marketing.

3. Sử dụng tốt tiếng Anh, tin học văn phòng.

4. Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm ở vị trí tương tự.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NV CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

cskh

I/ Thông tin chung:

Vị trí:                                                                           Thời gian làm việc:

Bộ phận:

Quản lý trực tiếp:

II/ Mục đích công việc

Quản lý toàn bộ hoạt động chăm sóc khách hàng của công ty.

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1. Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp can dễ dàng các thông tin về công ty,

tính năng sản phẩm, giá cả , phương thức thanh toán…

2. Đầu mối nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý, trình

Trưởng phòng bán hàng xin ý kiến, thảo luận tại cuộc họp giao ban.

3. Phối hợp với phòng marketing để thực hiện các chương trình quảng cáo khuyến mãi, phân tích

kỹ những lợi ích của khách hàng khi nhận được, quy trình thủ tục nhận nhằm phát huy cao

nhất hiệu quả của kế hoạch marketing theo mục tiêu đề ra.

4. Lên kế hoạch để thăm hỏi khách hàng VIP, khách hàng mua sỉ, khách hàng thường xuyên của

công ty. Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của

khách hàng để cải tiến công việc.

5. Chủ động lập kế hoạch tăng quà cho khách trong các dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày thành

lập của khách hàng (phối hợp với từng kênh bán hàng để tổ chức thực hiện).

6. Theo dõi kế hoạch bảo hành sản phẩm, kiểm tra kế hoạch bảo hành, hoạt động bảo hành, hoạt

động bảo trì sửa chữa để nắm được mức thoã mãn của công ty với hoạt động này.

7. Tổ chức thực hiện đo lừơng mức thoả mãn của khách hàng 2 lần/năm. Báo cáo kết quả Trưởng

phòng bán hàng, tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chư a đạt của khách

hàng, đề xuất giải pháp cải tiến.

8. Toàn bộ hoat động chăm sóc khách hàng phải lập thành các quy trình, liên tục tìm các biện

pháp để cải tiến liên tục các hoạt động chăm sóc khách hàng của công ty.

9. Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm trình Trưởng phòng bán hàng xem xét và đề xuất BGĐ thông qua. Tổ chức thực hiện theo ngân sách chăm sóc khách hàng.

IV/ Tiêu chuẩn:

1. Tốt nghiệp đại học kinh tế, kinh doanh.

2. Có khả năng giao tiếp tốt

3. Khả năng quản lý nhân viên.

4. Tiếng anh thành thạo.

5. Vi tính văn phòng.

6. Kinh nghiệm ít nhất 3 năm chăm sóc khách hàng hoặc nhân viên kinh doanh, đại diện

thong mại, 1 năm ở vị trí tương đương.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH

tpkd

  1. Trách nhiệm :

-         Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh.

-         Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh.

-         Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên.

-         Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

-         Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại.

-         Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng đi công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng.

-         Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi golf, câu cá, đánh tennis

-         Công tác xa Qua đêm trên đường đi công tác xa

-         Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng.

-         Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, Sự báoThu nhập và đánh giá thông tin về cạnh tranh, về khách hàng và thị trường, Bán hàng bằng cách tiếp xúc trực tiếp, Tự mình bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng cùng với cá nhân viên chào hàng.

-         Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét. Thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của công ty.

-         Dịch vụ sản phẩm Kiểm tra thiết bị, luôn hiện diện trong thời gian sửa chữa thiết bị, giám sát việc lắp đặt, tìm hiểu thêm về sản phẩm bằng việc theo dõi kỹ thụât viên thực hiện việc bảo trợ máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ tùng, hướng dẫn cách vận hành máy an toàn và những thao tác cần thiết khi máy gặp sự cố.

-         Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên.

-         Lập kế hoạch hoạt động của cả kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần.

-         Xem xét các hợp đồng bán sỉ từ nhân viên kinh doanh, kiểm tra khả năng thực hiện, báo cáo Trưởng phòng bán hàng có ý kiến để trình ban giám đốc duyệt hợp đồng bán hàng. Trường hợp hợp đồng được duyệt thì tổ chức thực hiện (giao cho nhân viên bán hàng tổ chức thực hiện), theo dõi kiểm tra việc thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng.

2.    Quyền hạn:

-         Đề xuất tuyển dụng, kỷ luật, khen thưởng, nâng lương, điều động, cấp phéo nhân viên trực thuộc.

-         Có quyền tiếp nhận và điều động nhân sự trong phạm vi kênh bán hàng.

3. Báo cáo uỷ quyền:  Báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng bán hàng, vắng mắt thì uỷ quyền lại cho nhân viên trực thuộc.

 4. Tiêu chuẩn công việc:

-         Tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh / marketing

-         Đã qua công tác thực tiễn quản lý bộ phận kinh doanh trong 4 năm trở lên, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trì tương đương.

-         Đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh.

-         Sử dụng thành thạo vi tính.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ GIÁM ĐỐC KINH DOANH

gdkd

I/ Thông tin chung:

Vị trí Thời gian làm việc
Bộ phận
Quản lý trực tiếp

II/ Mục đích công việc

Xây dựng, quản lý và phát triển hoạt động bán hàng của công ty./.

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1.      Lập và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh của Công ty

2.      Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất, kiến nghị

3.      Thực hiện chính sách kinh doanh của Công ty

4.      Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng bán hàng cấp Công ty theo quy định của Công ty

5.      Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng

6.      Chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD trước Ban Tổng Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà Nước khác

7.      Quản lý các hoạt động kinh doanh của Công ty đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của Công ty và Luật pháp Việt Nam

8.      Phê duyệt phương án kinh doanh của nhóm

9.      Xây dựng, phát triển và quản lý chuỗi công ty bán lẻ

10.  Đào tạo nhân viên đảm bảo cung cấp đủ nguồn nhân lực cho chuỗi công ty bán lẻ trong phạm vi phụ trách

11.  Xây dựng và phát triển dịch vụ khách hàng

12.  Xây dựng hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp cho Công ty bán lẻ; Lên kế hoạch bán hàng định kỳ năm/quý/tháng chuỗi Công ty

13.  Đảm bảo sự phù hợp các hoạt động của Công ty với hệ thống chất lượng

14.  Tổ chức việc Xác định và triển khai các hành động KPPN

15.  Tổ chức xử lý khiếu nại khách hàng cấp Công ty

16.  Tổ chức tuyển dụng và đào tạo các vị trí, các cán bộ nhân viên của Công ty.

17.  Đánh giá nhân viên dưới quyền

18.  Thu thập, phê duyệt các chỉ tiêu chất lượng liên quan

19.  Báo cáo về hoạt động kinh doanh của Công ty cho Ban Tổng Giám đốc

IV/ Tiêu chuẩn:

Phẩm chất cá nhân

Yêu cầu

Trình độ học vấn Đại học
Trình độ chuyên môn Bách khoa, kinh tế, ngoại thương, luật…
Trình độ ngoại ngữ Sử dụng được tiếng Anh
Kinh nghiệm thực tế Có kinh nghiệm làm việc 2 năm tại vị trí tương đương. Hiểu biết sản phẩm. Có kỹ năng quản lý
Yêu cầu khác Nhiệt tình, chăm chỉ, cẩn thận, nhanh nhẹn

MÔ TẢ CÔNG VIỆC GIÁM ĐỐC MARKETING

gdmarketing2

1.  Trách nhiệm:

-         Hoạch định chiến lược kinh doanh và tiếâp thị của Công Ty.

-         Thiết lập ngân sách marketing, trình Giám đốc duyệt. Chịu trách nhiệm trong phạm vi ngân sách được giao, được quyền duyệt thu chi trong phạm vi ngân sách được giao.

-         Xây dựng kế hoạch, giải pháp và tổ chức thực hiện các Mục tiêu – Chính sách của Công ty đối với hoạt động kinh doanh và tiếp thị.

-         Giúp GĐ công ty việc điều hành và quản lý  mọi hoạt động tiếp thị của Công ty một cách  hiệu qua; bảo đảm các nguồn lực cho kinh doanh.

-         Xây dựng và chỉ đạo thực hiện các chương trình nghiên cứu & phát triển, huấn luyện – đào tạo và ứng dụng KHKT trong hoạt động kinh doanh.

-         Phối hợp với Giám đốc Sản xuất xây dựng chính sách đặc thù đối với Khách hàng của Công ty; Thực hiện quản lý và duy trì mối quan hệ gắn bó cũng như chăm sóc khách hàng.

-         Xác định các yêu cầu của Khách hàng và đáp ứng các yêu cầu này ; Đồng thời đảm bảo toàn bộ tổ chức nhận thức các yêu cầu mới của Khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của Công ty.

-         Báo cáo với Giám đốc công ty định kỳ mỗi tháng một lần về tình hình thực hiện nhiệm vụ và khi cần thiết phải kịp thời thỉnh thị ý kiến GĐ., bảo đảm không để hoạt động kinh doanh đình trệ và  thiệt hại.

-         Báo cáo tổng kết hoạt động thuộc phạm vi trách nhiệm theo Tài Khoá Công Ty.

-         Phối hợp công tác chặt chẽ cùng với các thành viên Ban Giám đốc Công ty, và làm việc sâu sát thực tế đối với hoạt động của các Đơn vị kinh doanh và các bộ phận dưới quyền ; đảm bảo mục tiêu chung của Cty đạt kết quả tối ưu.

-         Chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phòng marketing. Quản lý toàn bộ nhân viên phòng markeing.

-         Thực hiện các công việc được ủy quyền khi Giám đốc vắng mặt.

 2.Quyền hạn :

-         Ký duyệt các văn bản , kế hoạch kinh doanh; những quy định, quyết định về điều hành, quản lý và xử lý trong hoạt động kinh doanh thuộc phạm vi chuyên môn.

-         Xem xét và phê duyệt Chi tiêu tài chính trong hoạt động điều hành kinh doanh trên cơ sở kế hoạch và định mức kinh tế đã được TGĐ  phê duyệt cho từng đối tượng theo nguyên tắc đảm bảo chất lượng và hiệu quả hoạt đôïng.

-         Yêu cầu các GĐ hay Phụ trách các Đơn vị kinh doanh, các Trưởng Phòng, Ban liên quan thực hiện Mục tiêu, Chính sách kinh doanh của Cty và nhiệm vụ kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt. Đồng thời, yêu cầu họ báo cáo hoạt động định kỳ  và đột xuất khi cần thiết .

-         Ký duyệt các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi trách nhiệm.

-         Quyền ký cho nghỉ việc, phép, kỷ luật, khen thưởng, lên lương với nhân viên phòng marketing (đối với TP marketing là quyền đề xuất với GĐ công ty).

 3        Báo cáo uỷ quyền:

-         Báo cáo công việc cho Giám đốc công ty.

-         Uỷ quyền công việc cho Trưởng phòng marketing.

4        Tiêu chuẩn:

-         Trình độ văn hoá:    Tốt nghiệp Đại học trở lên.

-         Trình độ chuyên môn: Được đào tạo về quản lý KTKT nhiệm vụ được giao, trình độ chính trị trung cấp trở lên . Có kiến thức sâu rộng và năng lực thực tiễn về quản trị và điều hành DN và các lãnh vực nghiệp vụ phụ trách. Thông hiểu hệ thống luật kinh tế hiện hành và có kiến thức pháp lý tổng quát.

-         Kỹ năng: Có năng lực và uy tín tổ chức, lãnh đạo và điều hành. Xây dựng và tổ chức thực hiện phương án chiến lược các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn phát triển doanh nghiệp thuộc lãnh vực chuyên môn phụ trách. Xây dựng và ban hành các quy chế, soạn thảo tài liệu, văn bản hành chánh quản trị điều hành doanh nghiệp. Chỉ huy, điều khiển, kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tham gia xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống đảm bảo chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Tổng kết và đánh giá chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Nghiên cứu ứng dụng công trình đổi mới hệ thống quản lý và phát triển doanh nghiệp. Nói và viết thông thạo ít nhất 1 ngoại ngữ. Ngoại giao và ứng xử tốt.

-         Kinh nghiệm: Có quá trình kinh nghiệm quản lý doanh nghiệp từ 3 năm trở lên. Đã có thời gian hoạt động ở lĩnh vực chuyên môn chính từ 5 năm trở lên.

Danh sách bảng mô công việc khối Tài chính:

  • - Giám Đốc Tài Chính
  • - Kế toán trưởng
  • - KT tổng hợp
  • - KT công nợ
  • - KT kho
  • - KT ngân hàng
  • - Thủ kho

….

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH

gđtc

I. Thông tin chung:

Vị trí: Giám Đốc Tài Chính

Bộ phận: Tài chính kế toán

Người quản lý trực tiếp: Tổng Giám Đốc

II. Trách nhiệm:

- Tiến hành phân tích tình hình tài chính của Doanh nghiệp nhằm nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp.

- Hoạch định chiến lược tài chính của Doanh nghiệp.

- Đánh giá các chương trình hoạt động của Doanh nghiệp trên phương diện tài chính.

- Lập kế hoạch dự phòng ngân quỹ theo những hình thức phù hợp nhằm đáp ứng những nhu cầu ngân quỹ đột xuất.

- Thiết lập cơ cấu tư bản của Doanh nghiệp.

- Duy trì khả năng thanh khoản của Doanh nghiệp và đảm bảo có đủ nguồn tài chính cho Doanh nghiệp.

- Xây dựng một chính sách phân chia lợi nhuận hợp lý.

- Đảm bảo rằng các loại tài sản của Doanh nghiệp được kiểm soát và sử dụng một cách hợp lý và sinh lợi.

- Thiết lập và thực hiện chính sách quản trị tiền mặt của Doanh nghiệp nhằm đảm bảo có đủ lượng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán ngắn hạn.

- Phụ trách quản lý và chỉ đạo hoạt động của Kế toán trưởng, Phòng Kế toán, Phòng Tài vụ, Phòng Xuất Nhập khẩu và các Chuyên viên kiểm toán, ngân quỹ … trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn Công ty, đồng thời cam kết:

- Phụ trách quản lý và chỉ đạo hoạt động của các Đơn vị Sản xuất, Phòng Sản xuất và Phòng Kinh Doanh

– Tiếp thị trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn hoạt động đồng thời cam kết nguyên tắc đảm bảo CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM và hiệu quả cuối cùng.

- Báo cáo với Tổng Giám đốc định kỳ mỗi tháng một lần về tình hình thực hiện nhiệm vụ và thường xuyên báo cáo kịp thời khi cần thiết bảo đảm không để hoạt động SXKD đình trệ và thiệt hại.

- Phối hợp công tác chặt chẽ cùng với các Giám đốc thành viên Ban Giám đốc Công ty, với hoạt động của các Đơn vị SXKD và sâu sát trong Công ty.

- Thực hiện các công việc được ủy quyền khi Tổng Giám đốc vắng mặt

III. Quyền hạn:

- Ký duyệt các văn bản Kế hoạch tài chính

– Ngân sáchvà những quy định về quản lý tài chính – ngân sách.

- Xem xét và trình Giám đốc phê duyệt các ĐĐH và Hợp đồng SXKD về năng lực tài chính của Công ty.

- Xem xét và phê duyệt chi tiêu tài chính – ngân sách đối với mọi hoạt động của Công ty trên cơ sở quản lý kế hoạch và định mức tài chính được quy định cho từng đối tượng theo nguyên tắc đảm bảo CLSP và hiệu quả cuối cùng.

- Yêu cầu các Giám đốc Xí nghiệp phụ trách nhiệm vụ kế hoạch Tài chính

– Ngân sách Yêu cầu các Giám đốc Xí nghiệp hay Phụ trách các Đơn vị sản xuất kinh doanh, các Trưởng Phòng, Ban liên quan thực hiện Mục tiêu, Chính sách của Công ty, nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ Tài chính

– Ngân sách đã được Tổng Giám đốc phê duyệt. Đồng thời, yêu cầu báo cáo công việc của mỗi Đơn vị khi cần thiết.

- Ký duyệt các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi trách nhiệm.

- Xem xét kiểm tra và trình Giám đốc phê duyệt các Báo cáo Tài chính

– Ngân sách theo Pháp lệnh Kế toán

–Thống kê quy định.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TRƯỞNG

ktt

Bộ phận Ban Giám đốc
Chức danh Kế toán trưởng
Mã công việc BOD
Cán bộ quản lý trực tiếp Giám đốc tài chính

1.Trách nhiệm :
-            Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp để tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt  động vận doanh của Cty, trên cơ sở không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê.
-            Thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán theo qui định của Nhà nước và Điều lệ Công ty.
-            Hoạch định, tổ chức, kiểm tra, duy trì và đổi mới theo hướng hiệu quả các nghiệp vụ kế toán quản trị.
-            Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chánh, kế toán do Nhà nước ban hành cho các cấp thừa hành thuộc hệ thống kế toán – thống kê .
-            Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán.
-            Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ kế toán viên của Công ty.
-            Thực hiện quản lý hoạt động ngân sách của doanh nghiệp.
-            Hoạch định và đưa ra những quyết định tài chánh ngắn hạn.

2.Quyền hạn :
-            Chỉ đạo trực tiếp Kế toán phó kiêm Trưởng phòng kế toán trong việc phân công kế toán viên.
-            Được  đề nghị tuyển dụng, thuyên chuyển, nâng cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật kế toán viên, thủ kho, thủ quỹ của Công ty theo qui chế lao động và lương của Công ty .
-            Có quyền  yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty chuyển đầy đủ kịp thời những tài liệu cần thiết cho công việc kiểm tra, kiểm soát của Kế toán trưởng.
-            Các báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, các chứng từ tín dụng và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán đều phải có chữ ký của Kế toán Trưởng mới có giá trị pháp lý.
-            Khi phát hiện việc vi phạm  pháp lệnh kế toán – thống kê được quyền báo cáo trực tiếp Ban giám đốc. Trường hợp không được Ban giám đốc  xử lý thoả đáng có quyền báo cáo HĐQT.

3.Mối liên hệ công tác :
-            Tham mưu cho Ban Giám đốc (trực  tiếp là Giám đốc tài chánh) trong công tác hoạch định chiến lược về tài chánh, trong việc phân tích tình hình kinh tế – tài chánh của Công ty và kiểm tra kiểm soát Ngân sách doanh nghiệp.
-            Nhận thông tin về nhân sự, hoạt động của Phòng kế toán thông qua Trưởng phòng kế toán.
-            Nhận thông tin về tình hình Tài chánh doanh nghiệp thông qua Trưởng Phòng Tài vụ và tạo mối liên hệ  mật thiết, hỗ trợ giữa hai chức năng : kế toán và tài vụ.
-            Báo cáo tình hình  thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê cũng như công tác kế toán của đơn vị cho Ban Giám đốc theo yêu cầu thường xuyên hoặc đột xuất.
-            Nhận thông tin cũng như cung cấp thông tin cho cấp Trưởng phòng ban,  Phụ trách cơ sở  hoặc các cơ quan liên hệ một cách kịp thời và cẩn trọng trên cơ sở được sự đồng ý của Ban Giám đốc.
-            Bảo đảm yêu cầu về bảo mật thông tin  kinh tế – tài chánh.
-            Quan hệ với các ngành chức năng : Thuế , Kế hoạch & Đầu tư, Chi cục Quản lý tài chánh doanh nghiệp …

MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN TỔNG HỢP

ktth2

Bộ phận Phòng tài chính kế toán
Chức danh Kế toán tổng hợp
Mã công việc KT-KTTH
Cán bộ quản lý trực tiếp TP. TCKT

1.      Trách nhiệm :
-       Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.
-       Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh.
-       Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp
-       Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và Khớp đúng với các báo cáo chi tiết.
-       Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ,công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn phòng cty.
-       Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty.
-       In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp công ty theo qui định.
-       Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.
-       Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.
-       Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở.
-       Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo.
-       Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
-       Cung cấp số liệu Cho Ban Giám Đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.
-       Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu  cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng KT-TV.
-       Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến
-       Lưu trữ dữ liệu kế toán theo qui định.

2.Quyền hạn :
-       Trực tiếp yêu cầu các kế toán điều chỉnh nghiệp vụ khi phát hiện sai
-       Yêu cầu các kế toán viên cung cấp báo cáo kịp thời và đầy đủ theo qui định.

3.Quan hệ :
-          Nhận sự chỉ đạo và báo cáo phụ trách phòng Kế toán-tài vụ
-          Nhận thông tin và thông tin trực tiếp các kế toán viên.
-          Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế – tài chính.
-          Liên hệ các bộ phân khác thông qua phụ trách phòng KT-TV hoặc theo qui định.

4.Tiêu chuẩn yêu cầu : 
-       Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên thuộc ngành kế toán,kiểm toán, tài chính.
-       Có năng lực nghiệp vụ kế toán, có khả năng tổng hợp, nắm vững chế độ kế toán.
-       Tự tổ chức, sắp xếp và xây dựng kế hoạch để thực hiện nhiệm vụ được phân công .
-       Biết tổng hợp và phân tích báo cáo. Thi hành nhiệm vụ chính xác và đúng qui định.
-       Có kiến thức cơ bản về công nghệ qui trình sản xuất trong công ty
-       Sử dụng máy vi tính thành thạo (phần mềm excel, phầm mềm kế toán).

MÔ TẢ CÔNG VIỆC  NHÂN VIÊN KẾ TOÁN CÔNG NỢ

ktcn

Bộ phận Phòng tài chính kế toán
Chức danh Nhân viên kế toán công nợ
Mã công việc KT-KTCN
Cán bộ quản lý trực tiếp TP. TCKT
  • 1. Trách nhiệm:

Kiểm tra các chứng từ trước khi lập thủ tục thu chi theo qui định Nhà nước ban hành.

-    Lập chứng từ ban đầu (phiếu thu ,chi theo biểu mẫu số 01-TT ,02-TT ban hành theo QĐ số 186 TC / CĐKT ngày 14/3/1995 của Bộ Tài Chánh ) để làm căn cứ cho thủ quỹ thu chi tiền theo  đúng qui định và đảm bảo kịp thời chính xác

-    Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh

-    Chuyển giao các chứng từ ban đầu cho  bộ phận liên quan ( các đơn vị cơ sở trực thuộc Cty ) hằng tháng vào ngày 01 đến ngày 05

-    Theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ

-    In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt

-    Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ

-    Đối chiếu tồn quỹ tiền mặt giữa báo cáo quỹ với kế toán tổng hợp Cty.

-    Lập tờ khai hàng hoá  mua vào thuế GTGT  theo biểu mẫu

-    Lập phiếu nộp ngân sách – ngân hàng theo yêu cầu

-    Đóng chứng từ  theo nghiệp vụ phát sinh , số thứ tự ,thời gian. Lưu trữ , bảo quản.

-    Yêu cầu chấp hành nguyên tắc bảo mật.

-    Lập hợp đồng huy động vốn .

-    Báo số dư huy động vốn theo định kỳ (hằng tháng ) hoặc đột xuất theo yêu cầu của

phòng , BGĐ .

-          Tính lãi vay huy động vốn theo từng quý ,từng đối tượng và thông báo điều  chỉnh lãi suất huy động vốn khi có phát sinh.

-    Nhận chứng từ cở sở chuyển (bản sao hóa đơn ,phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho,…) để thanh toán .

-    Hằng tháng đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ nội bộ ,công nợ khách hàng.

-          Lập lịch thanh toán công nợ  đối với khách hàng .

-          Tính toán số công nợ phát sinh hằng tháng lập giấy thông báo thanh toán công nợ (nội bộ và khách hàng) hằng tháng từ ngày 05 đến ngày 15 ( có cập nhập tình hình phát sinh tăng , giảm trong kỳ ).

-    Theo dõi , lập báo cáo tình hình số dư công nợ của nội bộ theo từng đối tượng đột xuất hoặc  định kỳ (tháng quý năm ) theo yêu cầu BGĐ ,KTT , TP TV (có đối chiếu với KTCS  số dư công nợ)

-          Yêu cầu chấp hàh nguyên tắc bảo mật .

-          Lập hóa đơn theo yêu cầu cơ sở căn cứ vào hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký .

-          Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn (mở sổ giao và ký nhận ) .

-          Mở sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế dài hạn

-          Lập ,theo dõi thu hồi các biên bản chỉnh sửa ,thanh huỷ hóa đơn kịp thời .

-          Giao hóa đơn chưa sử dụng cho các cơ sở  do Cty qui  định  tự lập hóa đơn giao khách hàng  , kiểm tra hóa đơn cơ sở trả lại, lập phiếu theo dõi.

-          Hằng tháng , quý , năm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuế trong kỳ (theo mẫu )

-          Nhập dữ liệu xuất hóa đơn vào máy hằng tháng báo cáo tình hình xuất hóa đơn (doanh thu ) theo từng đơn vị cơ sở .

-          Sắp xếp lưu trữ hóa đơn (TGGT ,VCNB) đã sử dụng theo thời gian ,thứ tự số quyển , thứ tự số hóa đơn.

-          Đóng dấu , phát ấn chỉ ,lập phiếu xuất ấn chỉ ,báo cáo tình hình xuất nhập tồn ấn chỉ

2.Quyền hạn:

-          Khi chứng từ thanh toán chưa hoàn chỉnh chủ động trao đổi với khách hàng ,KTCS để

hoàn thành nghiệp vụ thu ,chi

-          Đề xuất Phụ trách Phòng các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc.

-          Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu

-          Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ .

-          Đề xuất Trưởng Phòng mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ  đối với khách hàng

-          Đề xuất hướng xử lý khi phiếu yêu cầu xuất hóa đơn chưa phù hợp .

-          Đề xuất khi có điều chỉnh ,sửa đổi , thanh huỷ hóa đơn .

-          Lập nhu cầu và đề xuất đặt in ấn phẩm theo tình hình sử dụng .

3.Mối liên hệ công tác:

-    Trực thuộc Phòng Tài vụ Công Ty : nhận sự chỉ đạo , phân công , điều hành trực tiếp của Trưởng phòng Tài vụ

-          Nhận thông tin về thanh toán của các kế toán cơ sở

-          Quan hệ với các Đơn vị nội bộ thuộc Công Ty  trong pham vi trách nhiệm của mình đảm nhiệm

v       Tiêu chuẩn yêu cầu :

-          Trình độ trung cấp kế toán .

-          Am hiểu các qui định về tài chính.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN KHO

ktkho

  Bộ phận Phòng tài chính kế toán
Chức danh Nhân viên kế toán kho
Mã công việc KT-KTK
Cán bộ quản lý trực tiếp TP. TCKT

1.Trách nhiệm : 
-       Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra.
-       Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ.
-       Theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh công nợ theo định kỳ (hoăc khi có yêu cầu), nộp về PKT-TV
-       Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.
-       Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn
-       Kiểm soát nhập xuất tồn kho
-       Thường xuyên: kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được  sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
-       Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền
-       Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất). Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, nộp về PKT-TV.
-       Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo qui định.

2.Quyền hạn :
-       Đề xuất, và kiến nghị những vấn đề vướng mắc thuộc trách nhiệm của mình.

3.Quan hệ :
-         Nhận sự chỉ đạo và báo cáo phụ trách phòng Kế toán-tài vụ
-         Nhận thông tin và thông tin trực tiếp các kế toán viên, thủ kho.

4.Tiêu chuẩn yêu cầu : 
-       Trình độ: Tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp trở lên.
-       Hiểu biết về nghiệp vụ kế toán, chế độ kế toán.
-       Cần mẫn , có trách nhiệm với công việc.
-       Thi hành nghiệp vụ chính xác và đúng qui định.
-       Sử dụng máy vi tính thành thạo (phần mềm excel, phầm mềm kế toán).

MÔ TẢ CÔNG VIỆC KẾ TOÁN NGÂN HÀNG
ktnh

Quản lý toàn bộ các tài khoản tại ngân hàng của công ty.

Nhiệm vụ cụ thể:

1. Kiểm tra tính đúng đắn các nội dung ghi trên séc và viết phiếu thu séc với những séc hợp lệ.

2. Lập bảng kê nộp séc, trình ký, đóng dấu để nộp ra ngân hàng

3. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đề nghị thanh toán và lập lệnh chi tiền, uỷ nhiệm chi, công văn mua ngoại tệ (đối với lệnh chi ngoại tệ)… và nộp ra ngân hàng.

4. Kiểm tra đơn xin bảo lãnh ngân hàng của các bộ phận khi có nhu cầu phải bảo lãnh của ngân hàng

5. Lập hồ sơ bảo lãnh tại các ngân hàng.

6. Chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng và chủ tài khoản ký.

7. Nộp hồ sơ cho ngân hàng

8. Theo dõi tình hình thực hiện các bảo lãnh tại các ngân hàng

9. Lập hồ sơ vay vốn ngân hàng, trả nợ vay ngân hàng theo qui định của ngân hàng và mục đích của từng lần vay.

10. Chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng và chủ tài khoản ký.

11. Chuyển giao hồ sơ cho ngân hàng và theo dõi tình hình nhận nợ và trả nợ vay ngân hàng.

12. Chuẩn bị hồ sơ mở L/C.

13. Theo dõi tình hình mở thanh toán, ký hậu vận đơn gốc, bảo lãnh các LC

14. Nhận chứng từ từ các ngân hàng, xắp xếp theo nội dung

15. Kiểm tra chứng từ báo nợ, báo có, báo vay, báo trả vay của các ngân hàng.- Định khoản, vào máy các chứng từ tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng.

16. In bảng kê, ký người lập bảng kê, chuyển cho người kiểm soát

17. Sau khi hồ sơ được kiểm tra, đóng file lưu trữ.

18. Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng và làm bút toán chênh lệch tỷ giá các tài khoản ngân hàng.

19. In phiếu kế toán, ký người lập và chuyển cho kế toán trưởng ký và lưu trữ.

20. Kiểm tra số dư tiền gửi các ngân hàng để xem tăng giảm của tiền gửi ngân hàng, báo cáo cho trưởng phòng để kiểm soát và thực hiện kế hoạch dòng tiền

21. Nộp tiền ra ngân hàng để phục vụ các hoạt động của công ty

22. Theo dõi để thực hiện các công việc đã yêu cầu và giải đáp các khúc mắc của phía ngân hàng

 Tiêu chuẩn: 

Trình độ học vấn Tốt nghiệp Đại học
Trình độ chuyên môn Kế toán
Trình độ ngoại ngữ Tiếng Anh – Trình độ B trở lên
Kinh nghiệm thực tế Có ít nhất 01 năm làm kế toán chuyên nghiệp
Yêu cầu khác Cẩn thận, hiểu biết các thủ tục thanh toán không dùng tiền mặt, bảo lãnh, vay vốn, các nguyên tắc thu phí, lãi vay ngân hàng, hiểu biết về nghiệp vụ ngoại thương và thanh toán quốc tế.
Khả năng giao tiếp tốt

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC THỦ KHO

kho

Thực hiện thủ tục xuất nhập hàng

  • Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng theo đúng quy định.
  • Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
  • Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
  • Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn
  • Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho.
  • Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm.
  • Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.

Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

  • Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu.
  • Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
  • Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.

Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

  • Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn hàng nhập khẩu.
  • Theo dõi quá trình nhập hàng, đôn đốc việc mua hàng.
  • Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.

Sắp xếp hàng hóa trong kho

  • Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.
  • Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
  • Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.

Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

  • Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
  • Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out)

Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho

  • Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
  • Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ…

Danh sách bảng mô công việc khối Hành chính quản trị:

  • - TP Nhân sự
  • - NV Nhân sự
  • - NV Hành chánh
  • - Thư ký Giám Đốc

….

MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ

TPNS

I/ Thông tin chung:

Vị trí Thời gian làm việc
Bộ phận
Quản lý trực tiếp

II/ Mục đích công việc

Quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự của công ty.

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1.      Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.

2.      Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.

3.      Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.

4.      Lập ngân sách nhân sự.

5.      Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty.

6.      Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.

7.      Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

8.      Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.

9.      Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.

10.  Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.

11.  Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty.

12.  Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự.

13.  Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.

14.  Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.

15.  Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.

16.  Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.

17.  Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự…  Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh.

IV/ Tiêu chuẩn:

1.      Trình độ học vấn/chuyên  môn:

-          Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên.

-          Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.

2.      Kỹ năng:

-          Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.

-          Kỹ năng lập kế hoạch.

-          Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.

-          Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.

-          Kỹ năng giao tiếp tốt.

3.      Kinh nghiệm:

-          Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh.

-          Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

4.      Phẩm chất cá nhân:

-          Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.

-          Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.

-          Sáng tạo trong công việc.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ NHÂN VIÊN NHÂN SỰ

NVNS

I. Thông tin chung:

Vị trí: NV Nhân sự

Bộ phận: HC-NS

Người quản lý trực tiếp:………….

II. Mục tiêu công việc:

Thực hiện hoạt động nhân sự của công ty.

III. Nhiệm vụ cụ thể:

1. Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng:

- Nhận bản đăng ký nhận sự, trình ký

- Lập thông báo tuyển dụng, liên hệ các trung tâm việc làm để thông báo tuyển dụng, chuyển thông báo tuyển dụng cho thư ký HC đăng báo

- Nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, trả hồ sơ không đạt, lên danh sách trình TP/Giám Đốc

- Lập – gởi thư mời test theo yêu cầu TP, điện thoại báo ứng viên ngày giờ test, chuẩn bị bài test – phòng test, chuyển bài test cho TP, lên danh sách kết quả test, thông báo ứng viên không đạt bằng thư

- Lên danh sách phỏng vấn, thông báo ứng viên phòng vấn bằng điện thoại và thư, tổ chức phỏng vấn (phòng họp, nhắc lại lịch), lên danh sách kết quả phỏng vấn, thông báo ứng viên không đạt yêu cầu, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc, lập giấy nhận việc.

2. Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc.

3. Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty: lưu hồ sơ CNV trong file theo bộ phận. Lập danh sách CNV Công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng.

4. Quản lý hồ sơ lý lịch của ứng viên không đạt yêu cầu: lập danh sách ứng viên không đạt yêu cầu theo biểu mẫu danh sách phỏng vấn của Thủ tục tuyển dụng, hồ sơ của từng đợt tuyển dụng đối với mỗi loại chức danh được lưu giữ riêng theo thứ tự trong danh sách.

5. Quản lý hồ sơ CNV nghỉ việc: tất cả CNV nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, CNV nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách CNV nghỉ việc theo thời gian, danh sách CNV nghỉ việc tương tự như danh sách CNV hiện thời.

6. Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho CNV đi đào tạo, lưu bằng cấp – chứng chỉ đào tạo của CNV, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo.

7. Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất VPP, lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP.

8. Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chánh nhân sự: lưu các biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.

9. Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp..cho người lao động và tổ chức thực hiện.

10. Lập các quyết định điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….theo yêu cầu của Trưởng phòng và thực hiện các thủ tục liên quan.

11. Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển cho CNV ký tên, chuyển TP duyệt, chuyển P.Kế toán để tính lương cho nhân viên. Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc đề xuất Trưởng phòng hướng xử lý.

12. Quản lý nghỉ phép của CNV, cụ thể là: nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, hàng tháng báo cáo các trường hợp CNV nghỉ vô kỷ luật (không phép) cho TP HCNS.

13. Quản lý nghỉ việc của CNV, cụ thể là:

- Nhận đơn xin nghỉ việc, chuyển TP ký, lưu đơn xin nghỉ việc

- Sau khi nhận biên bản bàn giao công việc, trình TP xem biên bản bàn giao, đơn xin nghỉ việc (của tất cả CNV trong tháng) từ 01 – 05 tháng sau, sau khi TP xác định phương án trả lương nghỉ việc cho CNV, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận (bản photo có đóng dấu HCNS) cho Phòng kế toán để trả lương.

14. Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển)đến các bộ phận liên quan. Khi chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.

15. Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty. Nhận báo từ người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi từng loại báo, sau đó chuyển báo cho người nhận.

16. Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.

17. Quản lý tổng đài theo qui định của Công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi điện thoại cho CNV Công ty theo yêu cầu.

18. Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu. Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả.

19. Nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển phải ghi vào sổ giao công văn.

20. Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp của công ty.

21. Lập lịch làm việc của Manager hàng tuần, theo dõi và thông tin lịch làm việc cho các cá nhân có nhu cầu. Ghi lịch làm việc Manager lên bảng.

22. Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách.

23. Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.

IV. Tiêu chuẩn:

1. Trình độ học vấn/chuyên môn:

- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành quản trị kinh doanh, quản lý công nghiệp, quản trị nhân sự, lao động tiền lương, hành chánh văn phòng.

- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.

2. Kỹ năng:

- Kỹ năng giao tiếp tốt.

- Tin học văn phòng thành thạo.

3. Kinh nghiệm:

- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý nhân sự, hành chánh.

4. Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, nhiệt tình công tác.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN HÀNH CHÁNH
hanhchinh

I/ Thông tin chung:

Vị trí Thời gian làm việc
Bộ phận
Quản lý trực tiếp

II/ Mục đích công việc

Thực hiện hoạt động hành chánh của công ty.

III/ Nhiệm vụ cụ thể:

1.      Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tình hình công tác vệ sinh một tuần kiểm tra 3 lần theo mẫu của Phòng HCNS (2/4/6 buổi sáng).

2.      Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng.  Xác định định mức của các dụng cụ vệ sinh của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng.

3.      Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác. Lập sơ đồ các thùng rác cho các văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác.  Hàng tuần lập biên bản kiểm tra việc thu gom tác của công ty, báo cáo TP HCNS.

4.      Làm thủ tục đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động hành chánh văn phòng.

5.      Quản lý thực hiện hợp đồng giữ xe. Theo dõi số lượng xe trung bình gởi hàng tháng, theo dõi thời hạn hợp đồng, cách thức giữ xe, tư vấn áp dụng các biện pháp giữ xe an toàn cho CNV Công ty.  Hàng tháng lập biên bản kiểm tra việc giữ xe của công ty.

6.      Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức xã hội nghề nghiệp. Lập danh sách các cơ quan chính quyền đia phương theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng.  Ghi chú các thời gian phải xây dựng mối quan hệ.

7.      Quản lý hoạt động của đồng hồ treo tường.  Lập sơ đồ các loại đồng hồ treo tường, thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn của pin để thay thế pin theo yêu cầu.

8.      Quản lý hệ thống nước uống.  Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng 2 tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng.

9.      Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện.  Quản lý hợp đồng thuê điện tại các văn phòng. Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện tại các văn phòng. Khi có thông tin cắt điện, lập thông báo trình TP kỳ và chuyển cho bộ phận liên quan trước ngày điện bị cắt để các bộ phận chuẩn bị công việc.  Dán các chỉ dẫn sử dụng cho các công tắc tại các công tắc điện (ép keo trong).

10.  Lập biên bản kiểm tra các toà nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình TP phương án sửa chữa, thay thế.

11.  Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước 1 lần/ngày, lúc 11 giờ).  Quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý sự cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng tại các văn phòng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền nước.

12.  Quản lý sách thư viện. Lập danh sách các loại sách trong thư việc công ty, lập mã số các loại sách, lập sổ cho mượn sách.

13.  Quản lý các loại hợp đồng của Phòng HCNS. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo.

14.  Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra số bản đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp. Số bản công chứng tồn là 20.

15.  Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, chuẩn bị gồm nước, ly, viết bảng, ghẻ lau bảng, lau bàn –ghế trước khi cuộc họp diển ra 30 phút.  Thư ký HC thông báo lịch họp ngay sau khi nhận được thông tin, lập thư mời họp (nếu được yêu cầu) và chuyển thư mời họp, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công.  Trước khi cuộc họp diển ra thư ký HC có trách nhiệm nhắc lại các thành viên tham gia cuộc họp.  Trường hợp các cuộc họp thường kỳ của BGĐ thì thư ký hỏi người chủ trì về thời gian họp và thông báo lại cho các thành viên khác được biết.

16.  Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng HCNS trừ VPP do tiếp tân làm thủ tục mua.

17.  Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP HCNS.

18.  Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax.

19.  Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng.

20.  Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho các bộ phận liên quan.

21.  Thực hiện các công tác hành chánh do TP.

22.  Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ bảy hàng tuần.

23.  Thực hiện các công việc khác do BGĐ, Trưởng phòng phân công.

IV/ Tiêu chuẩn:

1.      Trình độ học vấn/chuyên  môn:

-          Có bằng Trung cấp trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoa học xã hội nhân văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng.

-          Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên.

-          Tiếng Anh trình độ A trở lên.

-          Có kiến thức về công tác hành chánh.

2.      Kỹ năng:

-          Chữ viết đẹp rõ ràng.

-          Kỹ năng giao tiếp tốt.

-          Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt.

-          Sử dụng thành thạo Word, Excel.

3.      Kinh nghiệm:

-          Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chánh, thư ký, tiếp tân.

4.      Phẩm chất cá nhân:

-          Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn.

-          Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ THƯ KÝ GIÁM ĐỐC

thuky

I. Thông tin chung:

Vị trí: Thư ký Ban Giám Đốc

Bộ phận: Hành chánh quản trị

Người quản lý trực tiếp:………………

II. Nhiệm vụ cụ thể:

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.

- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Ban Tổng Giám đốc.

- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.

- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

- Thực hiện các công việc của Ban Tổng giám đốc.

III. Quan hệ báo cáo công việc:

- Báo cáo công việc thực hiện thường xuyên và trực tiếp cho Lãnh đạo Văn phòng.

- Tùy từng vụ việc, có thể báo cáo công việc cho và trực tiếp chịu sự chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc.

IV. Tiêu chuẩn:

1. Yêu cầu tối thiểu:

- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành về Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Ngoại ngữ.

- Kinh nghiệm nghề nghiệp: Có sự hiểu biết chung về các hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

- Kỹ năng:

- Sử dụng thành thạo MS office.

- Tiếng Anh: có thể biên dịch tài liệu; phiên dịch các cuộc họp có nội dung xã giao- giao tiếp thông thường

- Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.

- Có kỹ năng viết báo cáo; tổng hợp– cập nhật thông tin.

- Kỹ năng giao tiếp tốt (với cả người Việt và người nước ngoài).

- Có khả năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo và nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài.

- Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.

2. Ưu tiên:

- Ưu tiên những ứng viên có bằng Tốt nghiệp tại nước ngoài hoặc trong nước xếp loại giỏi trở lên, có bằng Thạc sỹ về quản trị kinh doanh, có kinh nghiệm trợ lý/thư ký công ty cổ phần đã niêm yết.

- Ứng viên nữ từ 30 tuổi trở xuống, ngoại hình khá, khả năng giao tiếp tốt, sử dụng thành thạo tiếng A

 

 

 

 

 

Comments

comments